TUYỆT CHIÊU QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO MỨC ĐỘ ƯU TIÊN GIÚP NÂNG CAO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC (PHẦN 2)

Trong bài viết “Tuyệt chiêu quản lý thời gian theo mức độ ưu tiên giúp nâng cao năng suất làm việc hiệu quả (phần 1)”, tôi đã giới thiệu với các bạn về phương pháp ma trận Eisenhower- phân chia công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng.

Để nâng cao và mở rộng hơn phương pháp trên, trong bài viết lần này, tôi sẽ tiếp tục chia sẻ một số bí quyết nho nhỏ để áp dụng thật thành công ma trận Eisenhower vào thực tế cuộc sống của bạn qua 05 lời khuyên dưới đây.

Lời khuyên 1: Hãy dành khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày cho công việc ở nhóm P2

Nhiều người thường dùng khoảng thời gian họ làm việc hiệu quả nhất trong ngày, chẳng hạn như buổi sáng, để ưu tiên giải quyết các công việc ở nhóm P1 (tức nhóm việc quan trọng- khẩn cấp) để tránh việc trì hoãn hoặc bỏ quên chúng. Tuy nhiên, thực tế việc này lại không mang lại kết quả như mong đợi.

Hãy thử tưởng tượng mỗi buổi sáng đẹp trời bạn tỉnh giấc, tâm trạng đang vô cùng thoải mái và tràn đầy năng lượng, cảm hứng làm việc. Bạn mở máy tính kiểm tra email (việc khẩn cấp – quan trọng) và đọc được những lời phàn nàn thậm tệ của khách hàng dành cho sản phẩm mới của bạn. Vậy là cả một ngày hôm đó, bạn có thể mang cảm xúc tiêu cực đó trong suốt cả một ngày và cảm giác tự tin, hứng khởi lúc ban sáng cũng biến mất đi. Và liệu bạn có thể giải quyết tốt các công việc khác với một trạng thái không tích cực như vậy?

Thế nên, lời khuyên tôi dành cho bạn là hãy dùng khoảng thời gian sáng tạo và có giá trị nhất để tập trung làm những việc mang ý nghĩa cho tương lai và sự phát triển lâu dài của chính bạn như lên kế hoạch dài hạn, học ngoại ngữ, đọc sách, tiếp thu kiến thức mới,…

Một lưu ý nho nhỏ là bạn nên tắt hết các thiết bị có thể gây nhiễu như điện thoại, máy tính, thông báo từ các thiết bị khác để có thể tập trung 100% giải quyết những công việc mang giá trị cho mình.

Lời khuyên 2: Ghi chú lại những việc cần làm

Bạn nên dành một ít thời gian vào một đầu ngày mới hoặc buổi tối hôm trước để ghi lại tất cả mọi việc bạn cần hoàn thành trong ngày hôm đó. Ngoài ra, bạn có thể lên cả kế hoạch của tuần, tháng. Chúng ta không cần quá cầu kỳ trong việc ghi chép: chỉ cần một cuốn sổ tay nhỏ hay một số ứng dụng quản lý thời gian trên điện thoại Google Calendar chẳng hạn.

Việc ghi chép này giúp bạn nhớ được và không bỏ sót những việc mà bạn cần phải hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn còn có thể biết cách sắp xếp thời gian cho phù hợp và hài hòa giữa công việc và các vấn đề cá nhân khác.

Chẳng hạn như, hôm nay bạn cần 7 tiếng để giải quyết xong khối lượng công việc bạn đặt ra. Tuy nhiên có một sự kiện ngoài kế hoạch xảy đến với bạn. Bạn nhận được một cuộc điện thoại từ một người bạn cũ mời bạn đi dự tiệc. Bạn dự tính được thời gian gặp gỡ người bạn này sẽ mất tầm 4 tiếng đồng hồ. Rõ ràng có thể thấy, bạn không nên sắp xếp cuộc gặp gỡ này vào trong lịch trình của mình ngày hôm nay, bởi vì nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến tổng thể mục tiêu công việc trong ngày của bạn và khiến bạn không hoàn thành được những kế hoạch đã dự kiến.

Lời khuyên 3: Xây dựng thói quen làm việc theo khung giờ

Sự làm việc hiệu quả đến từ những thói quen. Càng có những thói quen tốt, cuộc sống của chúng ta càng dễ dàng hơn. Giống như một bộ máy được lập trình sẵn vậy, bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian để thiết lập các giai đoạn, để tư duy, suy nghĩ xem làm thế nào mới tốt bởi bạn đã có “guồng quay” của riêng mình.

Để làm được việc này, bạn cần biết được đâu là khoảng thời gian mình làm việc hiệu quả và kém hiệu quả nhất. Nếu bạn thấy làm việc vào buổi sáng là năng suất nhất, tại sao lại không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn. Khung giờ này không giống nhau ở tất cả mọi người vì mỗi cá nhân có một cơ chế tập trung khác nhau. Vì thế, hãy tự khám phá ra khung giờ “vàng” của chính các bạn nhé!

Dưới đây là một khung giờ các bạn có thể tham khảo:

• Buổi sáng là khoảng thời gian lý tưởng dùng để thực hiện những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (P2).
• Buổi chiều là khung giờ để giải quyết các công việc quan trọng và khẩn cấp (P1).
• Buổi tối là thời gian dành cho những việc ít quan trọng hoặc không quan trọng (P3, P4).

Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể xây dựng thêm các thói quen như dậy sớm, ăn uống, tập luyện, nghỉ ngơi ở những khung giờ cố định để cơ thể bạn được “báo hiệu” và chuẩn bị cho những việc tiếp theo.

Bằng cách xây dựng thói quen, bạn vừa có các hoạt động tốt cho sức khỏe, vừa quản lý hữu hiệu thời gian trong ngày.

Lời khuyên 4: Học cách nói “KHÔNG”

Sẽ thật tuyệt vời khi có thể giúp đỡ mọi người trong khả năng của bạn. Nhưng nếu bạn đang bận rộn với những công việc và dự định cá nhân và không có thời gian để giúp đỡ họ, hãy mạnh dạn nói “không” với những lời nhờ vả. Đó không phải là sự ích kỷ, đó là sự tôn trọng thời gian của chính bản thân mình và giúp đối phương hiểu rằng họ cũng nên tôn trọng thời gian của bạn. Hãy nói rõ ràng với họ về lý do bạn không thể giúp họ ngay tại thời điểm đó. Tôi tin rằng: thẳng thắng sẽ giúp bạn duy trì những mối quan hệ tốt đẹp.

Khi học được cách từ chối, công việc và cả cuộc sống của bạn sẽ trở nên nhẹ nhàng và bớt áp lực hơn nhiều.

Lời khuyên 5: Không trì hoãn kế hoạch đã đặt ra

Chúng ta có xu hướng trì hoãn nhiệm vụ khó khăn. Nhưng nếu bạn nghiêm túc về việc đạt được mục tiêu của bạn thì bạn cần phải tập trung hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Do một số nhiệm vụ khó khăn khiến tâm trí của bạn không thoải mái. Nếu bạn liên tục trì hoãn và bỏ lỡ thời hạn, có lẽ bạn nên xem xét cẩn thận công việc hiện tại của bạn, mục tiêu nghề nghiệp, điểm mạnh, và lợi ích của bạn.

Nếu bạn thấy mình không thể hoàn thành tất cả mọi công việc đã liệt kê trong ngày, đừng vội vàng nản chí mà trì hoãn không làm gì cả. Thay vào đó, bạn có thể giảm bớt số lượng công việc cho phù hợp với khả năng và tự tìm ra giới hạn của chính mình. Thà rằng làm ít hơn nhưng không trì hoãn, còn hơn có cả tá công việc nhưng chẳng xong việc nào.

Bên cạnh đó, bạn nên đánh giá mức độ hoàn thành công việc mỗi ngày, xem đã đạt được bao nhiêu phần trăm so với yêu cầu đã đề ra. Từ đó phát huy ưu điểm, hạn chế của bạn thân và có sự điều chỉnh lại ma trận Eisenhower và kế hoạch làm việc cho phù hợp. Nếu hôm nay không đạt được mục tiêu, thì có thể dời chúng sang hôm sau, chứ đừng vội từ bỏ, các bạn nhé!

Trên đây là những bí quyết mà tôi đã áp dụng để tối ưu hóa ma trận Eisenhower tôi đã chia sẻ ở phần 1. Tôi tin rằng: Cách mà bạn quản lý thời gian một ngày là cách bạn quản lý chúng cả một đời; cũng như cách bạn làm một việc là cách bạn làm tất cả mọi việc. Vì thế, các bạn hãy cố gắng duy trì và phát triển những thói quen, phương pháp tốt để có thể đạt được hiệu suất công việc như bạn mong muốn.

Nếu bạn thấy bài viết này bổ ích, đừng quên để lại một comment chia sẻ cảm nghĩ của bạn và lan tỏa những thông tin trên để nhiều người biết đến hơn.

Bạn có thể tìm thấy Tôi qua các kênh:

Facebook:  https://www.facebook.com/thongquocquyenprofile/

Fanpage: https://www.facebook.com/thongquocquyenoffcial

Website: http://thongquocquyen.com/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCKCf2vDxfvFRojMmC98WkAA

Thông Quốc Quyền