TUYỆT CHIÊU QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO MỨC ĐỘ ƯU TIÊN GIÚP NÂNG CAO HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC (PHẦN 1)

Mỗi người chúng ta đều có quỹ thời gian trong một ngày như nhau và không ai có nhiều hơn hoặc thấp hơn con số 24 giờ. 

Nhưng tại sao cùng có bấy nhiêu thời gian, có người xử lý được cả tá công việc trong khi vẫn còn dư dả thời gian nghỉ ngơi, thư giãn, trong khi đó, có người loay hoay mãi với một, hai công việc nhưng vẫn chưa đâu ra đâu? Lý do nằm ở cách sắp xếp thời gian của mỗi người.

Để quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả thì điều đầu tiên bạn cần phải làm là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Chúng ta thường có xu hướng nghĩ rằng mình có khả năng làm tất cả mọi việc, thậm chí hoàn thiện xuất sắc những kế hoạch đã đề ra trong cùng một thời điểm. Nhưng thực tế thì không phải như vậy. Về cơ bản, năng lực và sức khỏe con người là có giới hạn, nên nếu bạn cứ không biết cách ưu tiên và ôm đồm mọi thứ, thì đến một lúc nào đó khi guồng quay công việc bị sụp đổ, bạn sẽ bắt đầu suy sụp.

Vậy, làm thế nào để quản lý thời gian và ưu tiên công việc một cách hiệu quả? Phương pháp ma trận Eisenhower (hay còn gọi là phương pháp góc phần tư) sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu. Và trong đó có chiến lược quản lý thời gian vô cùng nổi tiếng mang tên: Ma trận Eisenhower.

Phương pháp này yêu cầu bạn phải sắp xếp đúng công việc theo 4 cấp độ trên sơ đồ thông qua việc trả lời 2 câu hỏi:

• Việc này có quan trọng không?
• Việc này có khẩn cấp không?

Eisenhower  cho rằng: “Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng”. Theo đó, việc quan trọng được hiểu là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc và khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức. Dựa theo mô hình trên, ta thấy được:

P1 – Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp. Đây được gọi là nhóm công việc cần thiết. Nếu không giải quyết ngay lập tức có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng. Nhóm này thường bao gồm các loại sau:

1. Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, các cuộc điện thoại quan trọng, xung đột với khách hàng…
2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: cuộc họp đã có kế hoạch trước, sinh nhật, đám cưới người thân, bạn bè,…
3. Các công việc tồn đọng do trì hoãn: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc,…

Đối với các việc ở loại 1 và 2, bạn cần phải làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Đây được gọi là nhóm công việc hiệu quả. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên vì nó ảnh hưởng đến tương lai lâu dài của bạn, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc, xây dựng những mối quan hệ,…

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1, thì bạn nên ưu tiên hoàn thành P1 trước (bởi tính quan trọng và khẩn cấp). Hãy để các công việc ở P2 hình thành như một thói quen.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng đột ngột xuất hiện khiến bạn không kiểm soát được, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

Bạn phải tìm cách giải quyết các việc ở nhóm này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc một cách lịch sự.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Đây là nhóm công việc tốn thời gian. Bởi vì chúng tốn rất nhiều thời gian của bạn mà không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…Vì vậy, hãy chỉ dành thời gian ở mức tối thiểu nhất cho nhóm việc này.

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Cách phân bổ thời gian hợp lý

Dưới đây là gợi ý giúp bạn phân bố thời gian phù hợp cho các nhóm công việc:

P1: 15% – 20%

P2: 60% – 65%

P3: 10% – 15%

P4: <5%

Sở sĩ chúng ta phải dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc P2 mà không phải là P1, P3 hay P4 bởi vì P2 có có ích cho tương lai dài hạn và ảnh hưởng tới bạn về lâu dài. Vì thế, thứ tự mà tôi khuyên các bạn nên ưu tiên lần lượt là P2, P1, P3, P4. Đặc biệt, những công việc vừa không quan trọng vừa không cần thiết, thì hãy ngay lập tức bỏ chúng ở nhóm cuối cùng.

Liệu phương pháp ma trận Eisenhower có giúp bạn hoàn thành mục tiêu?

Một lưu ý cuối cùng tôi muốn gửi tới các bạn: sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Do vậy, thay vì lưỡng lự xem ma trận Eisenhower có chắc chắn giúp bạn hoàn thành mục tiêu không, hãy tự đặt cho mình 2 câu hỏi để hiểu ý nghĩa cốt lõi đằng sau phương pháp này:

• Tôi đang làm việc vì cái gì?
• Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời 2 câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Khi bạn hiểu rõ thứ nào quan trọng nhất với cuộc sống của mình, bạn sẽ có sự ưu tiên và dành thời gian hợp lý cho chúng. Qua đó, việc đưa ra quyết định xem việc nào phải làm và việc nào phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dành hơn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Trên đây là chia sẻ của tôi về một chiến lược quản lý thời gian vô cùng hiệu quả và đơn giản đã giúp tôi hoàn thành rất nhiều mục tiêu trong cuộc sống của mình. Hy vọng các bạn đã “bỏ túi” cho mình một phương pháp hay ho giúp bạn sắp xếp thời gian tối ưu hơn.

Xem Tiếp Phần 2: https://thongquocquyen.com/tuyet-chieu-quan-ly-thoi-gian-theo-muc-do-uu-tien-giup-n-ng-cao-hieu-suat-cong-viec-phan-2/

Nếu bạn thấy bài viết này bổ ích, đừng quên để lại một comment chia sẻ cảm nghĩ của bạn và lan tỏa những thông tin trên để nhiều người biết đến hơn.

Bạn có thể tìm thấy Tôi qua các kênh:

Facebook:  https://www.facebook.com/thongquocquyenprofile/

Fanpage: https://www.facebook.com/thongquocquyenoffcial

Website: http://thongquocquyen.com/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCKCf2vDxfvFRojMmC98WkAA

Thông Quốc Quyền